Je maakt waarschijnlijk gebruik van Internet Explorer 6. Deze browser is inmiddels verouderd.
Voor een veilig en betrouwbaar gebruik raden we je aan om over te stappen op een van de volgende browsers:

Firefox / Safari / Opera / Chrome / Internet Explorer 8+

HOE WERKT HET

Een stap-voor-stap handleiding

Het digitale dicteerproces

Met Olympus is digitaal dicteren heel eenvoudig. In vergelijking tot analoge opnamen zijn er bovendien een aantal grote voordelen - en eigenlijk geen nadelen. Neem als voorbeeld het opnemen met de Olympus DS-5000 voicerecorder: maak de opname met de DS-5000 en plaats de recorder vervolgens in het meegeleverde dockingstation. Dat is alles! Het werk is gedaan en de DS-5000 is alweer klaar voor de volgende taak.

Achter de schermen

Bent u benieuwd wat er achter de schermen gebeurt? Dat vertellen we graag:

1. Elk dicteerapparaat wordt aangepast met de naam of het ID van de gebruiker. Zo weet het systeem automatisch wie een opname heeft gemaakt en wanneer (het apparaat beschikt namelijk ook over een ingebouwde klok).

2. De dicteerbeheersoftware van Olympus is helemaal opgezet conform de structuur van uw organisatie. Alle gebruikers, secretaresses en eventuele andere personen die de opnamen moeten uitwerken hebben een eigen account. De workflow tussen deze personen is vooraf vastgelegd. De software biedt vele opties en volgt de workflow binnen uw organisatie.

3. Nadat een opname is afgerond en het dicteerapparaat in het dockingstation is geplaatst, worden de opnamen automatische gedownload. Afhankelijk van de opgegeven workflow, worden de dictaten direct naar een uitwerker of secretaresse gestuurd. De dictaten op het apparaat worden automatisch gewist.

4. De uitwerker, of secretaresse, beluistert de opname en werkt het document uit tot een tekstbestand. In tegenstelling tot analoge tijden is het nu de transcriptiesoftware die het digitale audiobestand afspeelt. De uitwerker kan de opname beluisteren met behulp van een hoofdtelefoon en kan het afspelen regelen met een voetschakelaar. Ook kan hij of zij persoonlijke voorkeuren opgeven voor bijvoorbeeld de toon, afspeelsnelheid en het automatisch terugspoelen. De aanvullende informatie (zoals auteur, projecttype, dicteerdatum, dicteerlengte enz.) helpt de uitwerker bij het ordenen van alle opnamen en projecten. De dictaten kunnen vijf processtatussen hebben (zoals 'in bewerking' en 'afgerond'). Dictaten die zijn afgerond worden automatisch gekoppeld aan de juiste documenten en het dictaat wordt vervolgens verwijderd uit de takenlijst van de uitwerker. Uitwerkers zullen merken dat deze manier van werken veel prettiger is, en bovendien hebben ze veel meer zicht op alle werkzaamheden. En dat heeft zeker ook voordelen voor degene die de oorspronkelijke opname heeft gemaakt.

5. Het afgeronde document wordt automatisch verstuurd naar de vooraf opgegeven persoon (bijvoorbeeld degene die de opname heeft gemaakt). Er zijn verschillende manieren om dictaten en documenten uit te wisselen tussen de gebruikers en de uitwerkers of secretaresses: netwerk, ftp, e-mail enz.

6. Ook voor de IT Manager en Office Manager is een rol weggelegd: zij kunnen het systeem precies inrichten en onderhouden zoals ze zelf het prettigst vinden.

Overzicht